Valná hromada s.r.o.: pozvánka, lhůty a neplatné usnesení

Valná hromada je v s.r.o. místem, kde se rozhoduje o všem podstatném: o změně společenské smlouvy, o zisku, o jednatelích i o tom, kdo smí do společnosti vstoupit jako nový společník. Pravidla pro její svolání a průběh obsahuje zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních korporacích. Chyba v pozvánce se zpravidla neprojeví hned, ale až ve chvíli, kdy někdo přijaté usnesení napadne nebo když rejstříkový soud odmítne zápis. Přehlasovaný společník má naopak na obranu jen omezený čas.

Rychlá orientace

Kdo valnou hromadu svolává

Valnou hromadu svolává jednatel, a to alespoň jednou za účetní období, ledaže zákon o obchodních korporacích nebo společenská smlouva určí, že má být svolána častěji (§ 181 odst. 1). Řádnou účetní závěrku musí valná hromada projednat nejpozději do 6 měsíců od posledního dne předcházejícího účetního období (§ 181 odst. 2).

Mimo tento pravidelný rytmus zákon svolání přikazuje. Zjistí-li jednatel, že společnosti hrozí úpadek podle jiného právního předpisu, nebo jsou-li tu jiné vážné důvody, zejména je-li ohrožen cíl sledovaný společností, svolá jednání valné hromady bez zbytečného odkladu a navrhne jí zrušení společnosti nebo přijetí jiného vhodného opatření (§ 182).

Nemá-li společnost jednatele nebo neplní-li jednatel dlouhodobě své povinnosti, svolá valnou hromadu kterýkoli společník. Vyžadují-li to zájmy společnosti, svolá ji dozorčí rada, je-li zřízena (§ 183).

Když jednatel valnou hromadu svolat nechce

Společník nebo společníci, jejichž vklady dosahují alespoň 10 % základního kapitálu nebo kteří mají 10% podíl na hlasovacích právech, mohou požádat jednatele, aby valnou hromadu svolal k projednání jimi navržených záležitostí; zákon je označuje jako kvalifikované společníky (§ 187 odst. 1).

Není-li valná hromada svolána do 1 měsíce ode dne doručení žádosti a nekoná-li se v přiměřené lhůtě, je ji kvalifikovaný společník oprávněn svolat sám; na jeho postup se obdobně použijí § 184 až 186. Náklady spojené se svoláním nese společnost, ledaže bylo svolání zjevně neopodstatněné (§ 187 odst. 2).

Pozvánka: patnáct dnů a povinný obsah

Místo, datum a hodina konání valné hromady a její pořad se společníkům oznámí písemně nejméně 15 dnů přede dnem jejího konání, neurčí-li společenská smlouva jinak; součástí pozvánky je i návrh usnesení valné hromady (§ 184 odst. 1). Lhůta i způsob oznámení jsou tedy dispozitivní – první, do čeho je nutné se podívat, není zákon, ale společenská smlouva.

Pozvánka se zasílá na adresu společníka uvedenou v seznamu společníků, ledaže společenská smlouva určí jinak (§ 184 odst. 2). Místo, datum ani hodina konání navíc nesmí nepřiměřeně omezovat právo společníka účastnit se valné hromady (§ 186). Termín položený tak, aby se menšinový společník nemohl dostavit, je proto rizikový i tehdy, když je lhůta formálně dodržena.

Záležitosti neuvedené v pozvánce lze projednat jen tehdy, jsou-li přítomni a souhlasí-li s jejich projednáním všichni společníci (§ 185). Doplnit program na místě nelze, jakmile jediný společník chybí nebo nesouhlasí.

Účast, zastoupení a jednání na dálku

Jednatel se valné hromady účastní vždy (§ 184 odst. 4). Společník se jí zúčastňuje osobně, nebo v zastoupení; plná moc musí být udělena písemně a musí z ní vyplývat, zda byla udělena pro zastoupení na jedné, nebo na více valných hromadách (§ 168 odst. 1). Neurčí-li společenská smlouva jinak, může být se společníkem přítomna i jedna jím určená osoba; ta společnosti doloží, že je zavázána alespoň ke stejné mlčenlivosti jako společník (§ 168 odst. 3).

Hlasovat na dálku lze jen tehdy, připouští-li to společenská smlouva. Podmínky hlasování nebo rozhodování s využitím technických prostředků musí být určeny tak, aby umožňovaly společnosti ověřit totožnost osoby oprávněné vykonávat hlasovací právo a určit podíly, s nimiž je toto právo spojeno; jinak se k takto odevzdaným hlasům ani k účasti takto hlasujících společníků nepřihlíží (§ 167 odst. 2). Za hlasování s využitím technických prostředků se považuje i korespondenční hlasování, tedy odevzdání hlasů písemně před konáním valné hromady (§ 167 odst. 4).

Podstatná je i návaznost na pozvánku: podmínky takového hlasování určí společenská smlouva a vždy se uvedou v pozvánce na valnou hromadu nebo v návrhu rozhodnutí per rollam. Neobsahuje-li je společenská smlouva, určí je statutární orgán (§ 167 odst. 3). Online valná hromada bez těchto údajů v pozvánce je proto vadná i tehdy, když ji společenská smlouva umožňuje.

Kdy společník hlasovat nesmí

Společník nevykonává hlasovací právo, jestliže valná hromada rozhoduje o jeho nepeněžitém vkladu, o jeho vyloučení nebo o podání návrhu na jeho vyloučení soudem, anebo o tom, zda jemu nebo osobě, s níž jedná ve shodě, má být prominuto splnění povinnosti či zda má být odvolán z funkce člena orgánu pro porušení povinností při výkonu funkce. Nehlasuje ani tehdy, je-li v prodlení s plněním vkladové nebo příplatkové povinnosti, a to v rozsahu prodlení, nebo určí-li tak společenská smlouva z jiného důležitého důvodu (§ 173 odst. 1).

První tři z těchto omezení dopadají i na společníky, kteří jednají ve shodě s tím, kdo hlasovat nemůže; neplatí ale tehdy, jednají-li ve shodě všichni společníci (§ 173 odst. 2 a 3).

Co dělat, když je v pozvánce vada

Vadné svolání je porušením zákona nebo společenské smlouvy, a tím důvodem, pro který lze usnesení napadnout u soudu. Odstranit vadu jde ale ještě před hlasováním, a to dvěma cestami.

Společník se může práva na včasné a řádné svolání vzdát, a to písemným prohlášením s úředně ověřeným podpisem, nebo ústním prohlášením učiněným na valné hromadě. Ústní prohlášení se uvede v zápisu o jednání valné hromady; osvědčuje-li se rozhodnutí veřejnou listinou, uvede se prohlášení v ní. Prohlášení má účinky i vůči každému dalšímu nabyvateli podílu tohoto společníka (§ 184 odst. 3). Druhou cestou je souhlas všech přítomných společníků s projednáním bodu, který v pozvánce nebyl (§ 185).

Porušila-li společnost při svolání valné hromady nebo v jejím průběhu právo společníka závažným způsobem, má společník vedle možnosti napadnout usnesení také právo na přiměřené zadostiučinění podle ustanovení občanského zákoníku o právu člena spolku (§ 193 odst. 2). I toto právo je ale časově omezené: namítne-li to společnost, soud je nepřizná, nebylo-li uplatněno v době stanovené pro podání návrhu na vyslovení neplatnosti rozhodnutí, nebo do tří měsíců ode dne právní moci rozhodnutí o zamítnutí takového návrhu, byl-li zamítnut podle § 260 občanského zákoníku (§ 261 odst. 2 občanského zákoníku).

Rozhodování per rollam

Nevyloučí-li společenská smlouva rozhodování mimo valnou hromadu, zašle osoba oprávněná svolat valnou hromadu návrh rozhodnutí na adresu uvedenou v seznamu společníků nebo jiným způsobem určeným společenskou smlouvou (§ 175 odst. 1). U s.r.o. tedy per rollam platí, dokud je společenská smlouva nevyloučí.

Návrh rozhodnutí musí obsahovat také lhůtu pro doručení vyjádření společníka – určenou společenskou smlouvou, jinak 15 dnů, přičemž pro začátek jejího běhu je rozhodné doručení návrhu společníkovi – a podklady potřebné pro jeho přijetí (§ 175 odst. 2).

Dvě pravidla rozhodují o výsledku častěji než samotné hlasování. Nedoručí-li společník souhlas s návrhem usnesení ve lhůtě, platí, že s návrhem nesouhlasí; mlčení je tedy nesouhlas. A většina se počítá z celkového počtu hlasů všech společníků, nikoli z hlasů těch, kdo se vyjádřili (§ 176). Rozhodnutí je přijato dnem, v němž bylo doručeno vyjádření posledního společníka, nebo marným uplynutím posledního dne lhůty, bylo-li dosaženo počtu hlasů potřebného k přijetí; rozhodnutí včetně dne jeho přijetí musí být všem společníkům oznámeno bez zbytečného odkladu (§ 177).

Vyžaduje-li zákon, aby přijetí rozhodnutí valné hromady bylo osvědčeno veřejnou listinou, musí mít formu veřejné listiny i samotný návrh rozhodnutí per rollam; společníkům se pak zasílá kopie této veřejné listiny, ve vyjádření společníka se uvede i obsah návrhu a podpis na vyjádření musí být úředně ověřen (§ 175 odst. 3). Per rollam tedy notáře nešetří.

O čem valná hromada rozhoduje

Valná hromada rozhoduje usnesením (§ 190 odst. 1). Do její působnosti patří mimo jiné:

• rozhodování o změně obsahu společenské smlouvy, určí-li tak společenská smlouva nebo zákon,
• rozhodování o změnách výše základního kapitálu, o připuštění nepeněžitého vkladu či o možnosti započtení peněžité pohledávky vůči společnosti proti pohledávce na splnění vkladové povinnosti,
• volba a odvolání jednatele, případně členů dozorčí rady, byla-li zřízena,
• schvalování udělení a odvolání prokury, ledaže společenská smlouva určí jinak,
• schvalování účetní závěrky, rozdělení zisku nebo jiných vlastních zdrojů a úhrady ztrát,
• schválení převodu nebo zastavení závodu nebo takové části jmění, která by znamenala podstatnou změnu skutečného předmětu podnikání nebo činnosti společnosti,
• schválení finanční asistence,
• rozhodování o podání návrhu na vyloučení společníka soudem (§ 190 odst. 2).

Valná hromada si navíc může vyhradit rozhodování případů, které podle zákona náleží do působnosti jiného orgánu společnosti (§ 190 odst. 3).

Kdy je potřeba notářský zápis

Veřejnou listinou se pro potřeby zákona o obchodních korporacích rozumí notářský zápis (§ 776 odst. 2). Osvědčuje se jím rozhodnutí valné hromady o skutečnostech podle § 171 odst. 1 a o dalších skutečnostech, jejichž účinky nastávají až zápisem do obchodního rejstříku (§ 172 odst. 1). Jde zejména o:

• přijetí rozhodnutí o změně obsahu společenské smlouvy a rozhodnutí, jehož důsledkem se společenská smlouva mění,
• rozhodnutí o připuštění nepeněžitého vkladu či o možnosti započtení peněžité pohledávky vůči společnosti proti pohledávce na splnění vkladové povinnosti,
• rozhodnutí o zrušení společnosti s likvidací.

K těmto rozhodnutím zákon zároveň vyžaduje souhlas alespoň dvoutřetinové většiny hlasů všech společníků (§ 171 odst. 1). Obsahem veřejné listiny je také schválený text změny společenské smlouvy, je-li měněna, a jmenovité uvedení společníků, kteří pro změnu hlasovali (§ 172 odst. 2).

Samotná většina přitom nemusí stačit. Zasahuje-li se změnou společenské smlouvy do práv nebo povinností pouze některých společníků, vyžaduje se souhlas těchto společníků; zasahuje-li se do práv a povinností všech, vyžaduje se souhlas všech společníků (§ 171 odst. 2). Takový souhlas může společník projevit písemně nebo jiným vhodným způsobem určeným ve společenské smlouvě a doručit společnosti nejpozději do 7 dnů ode dne konání valné hromady; přijetí takového rozhodnutí se osvědčuje veřejnou listinou (§ 174).

V jednočlenné společnosti vykonává působnost nejvyššího orgánu, kterým je u s.r.o. valná hromada (§ 44 odst. 1), sám jediný společník. Tam, kde zákon žádá veřejnou listinu, má formu notářského zápisu i jeho rozhodnutí (§ 12).

Zápis z jednání a protest

Valná hromada zvolí svého předsedu a zapisovatele; do doby zvolení předsedy a nebyl-li předseda zvolen, řídí valnou hromadu její svolavatel, který v takovém případě určí i zapisovatele (§ 188 odst. 1). Zapisovatel vyhotoví zápis z jednání valné hromady do 15 dnů ode dne jejího ukončení a bez zbytečného odkladu jej na náklady společnosti zašle všem společníkům; zápis podepisuje předseda valné hromady nebo svolavatel a zapisovatel (§ 188 odst. 3).

Zápis obsahuje firmu a sídlo společnosti, místo a dobu konání valné hromady, jméno předsedy nebo svolavatele a zapisovatele, rozhodnutí valné hromady s uvedením výsledků hlasování, případná odmítnutí jednatele poskytnout informace a obsah protestu společníka, jednatele, popřípadě člena dozorčí rady, je-li zřízena, týkajícího se rozhodnutí valné hromady (§ 189 odst. 1). K zápisu se přiloží předložené návrhy, prohlášení a listina přítomných (§ 189 odst. 2).

Poslední z náležitostí zápisu se doceňuje až později. Bez protestu se totiž neplatnosti usnesení zpravidla nelze dovolat: nebyl-li proti usnesení valné hromady podán odůvodněný protest, nemůže se společník neplatnosti dovolávat, ledaže navrhovatel protest nepodal ze závažného důvodu. Je-li sporné, zda byl protest podán, má se za to, že podán byl, a společenská smlouva může tento požadavek vyloučit (§ 192 odst. 2 až 4). Protest je tedy nutné vznést na místě, odůvodnit jej a trvat na tom, aby se jeho obsah dostal do zápisu.

Napadení usnesení u soudu a lhůta

Neplatnosti usnesení valné hromady se může v mezích zákona dovolávat každý společník, jednatel, člen dozorčí rady, je-li zřízena, nebo likvidátor, a to podle ustanovení občanského zákoníku o neplatnosti rozhodnutí orgánu spolku, pro rozpor s právními předpisy nebo se společenskou smlouvou (§ 191 odst. 1). Důvodem neplatnosti je i rozpor usnesení s dobrými mravy (§ 191 odst. 2). Nelze-li se neplatnosti dovolat u orgánů společnosti, rozhoduje o ní na návrh soud (§ 258 občanského zákoníku).

Lhůta je krátká a jejím uplynutím právo zaniká: dovolat se neplatnosti lze do tří měsíců ode dne, kdy se navrhovatel o rozhodnutí dozvěděl nebo mohl dozvědět, nejpozději však do jednoho roku od přijetí rozhodnutí (§ 259 občanského zákoníku). U společníka, který byl na valné hromadě přítomen, proto lhůta zpravidla běží už ode dne jejího konání.

Bylo-li rozhodnuto mimo valnou hromadu, bylo-li rozhodnutí valné hromady přijato dodatečně, nebo rozhodl-li v působnosti valné hromady jediný společník, stanoví lhůty přímo zákon o obchodních korporacích: právo podat návrh zanikne uplynutím 3 měsíců ode dne, kdy se navrhovatel dozvěděl nebo mohl dozvědět o přijetí rozhodnutí, nejdéle však uplynutím 1 roku od přijetí tohoto rozhodnutí (§ 191 odst. 1).

Marné uplynutí lhůty je zpravidla konečné: nebylo-li právo uplatněno v zákonné lhůtě, případně nebylo-li návrhu na vyslovení neplatnosti vyhověno, nelze platnost usnesení valné hromady již přezkoumávat, ledaže jiný právní předpis stanoví jinak (§ 192 odst. 1).

Ani podaný návrh ale neznamená automatický úspěch. Soud neplatnost nevysloví, došlo-li k porušení zákona nebo společenské smlouvy, aniž to mělo závažné právní následky, a je-li v zájmu společnosti hodném právní ochrany neplatnost nevyslovit. Nevysloví ji ani tehdy, bylo-li by tím podstatně zasaženo do práva třetí osoby nabytého v dobré víře (§ 260 občanského zákoníku).

Rozhoduje-li valná hromada o převodu podílu

Na pořad jednání se často dostává převod podílu a platí u něj dvojí režim. Každý společník může svůj podíl převést na jiného společníka; souhlas některého z orgánů společnosti je potřeba jen tehdy, pokud si to společenská smlouva vymínila (§ 207 odst. 1 a 2). Na osobu, která společníkem není, lze podíl převést jen se souhlasem valné hromady, neurčí-li společenská smlouva jinak (§ 208 odst. 1).

Souhlas má svou lhůtu. Smlouva o převodu podílu nenabude účinnosti dříve, než bude souhlas udělen, a není-li udělen do 6 měsíců ode dne uzavření smlouvy o převodu, nastávají tytéž účinky jako při odstoupení od smlouvy, ledaže je ve smlouvě o převodu určeno jinak (§ 207 odst. 2 a § 208 odst. 2). Smlouva o převodu podílu musí mít písemnou formu s úředně ověřenými podpisy a vůči společnosti je převod účinný doručením účinné smlouvy (§ 209 odst. 2).

Podmiňuje-li společenská smlouva převod na jiného společníka souhlasem orgánu společnosti, má převodce ještě jednu možnost. Nerozhodne-li tento orgán do 2 měsíců ode dne doručení žádosti, neudělí-li souhlas bez udání důvodu, anebo neudělí-li jej v případech, v nichž je podle společenské smlouvy povinen souhlas udělit, může společník ze společnosti vystoupit, zanikl-li závazek ze smlouvy o převodu. Učinit tak lze do 1 měsíce ode dne zániku závazku, jinak toto právo zaniká (§ 207 odst. 4). Podrobnostem k převodu podílu a k zápisu změny do obchodního rejstříku se věnujeme na stránce Právo obchodních společností.

Co poslat advokátovi ke kontrole

• aktuální úplné znění společenské smlouvy,
• pozvánku včetně data a dokladu o odeslání,
• pořad jednání a navržená usnesení,
• zápis z jednání, pokud už valná hromada proběhla,
• u rozhodování per rollam návrh rozhodnutí a doručená vyjádření společníků.

Kdy kontaktovat advokáta

• chystáte valnou hromadu, na které se bude měnit společenská smlouva nebo jednatel,
• byli jste přehlasováni a uvažujete o napadení usnesení,
• pozvánka nedodržela lhůtu nebo neobsahovala návrh usnesení,
• jednatel valnou hromadu nesvolává, přestože jste o to požádali,
• rejstříkový soud odmítl zápis změny schválené valnou hromadou.

Závěr

Valná hromada bez vad stojí na třech věcech: na pozvánce, která dodrží lhůtu ze společenské smlouvy (jinak zákonných 15 dnů) a obsahuje místo, datum, hodinu, pořad i návrh usnesení; na správné formě tam, kde zákon žádá notářský zápis; a na zápisu, který zachytí průběh včetně protestů. Pro přehlasovaného společníka jsou rozhodující dva kroky: odůvodněný protest na místě a návrh k soudu do tří měsíců, nejpozději do roka od přijetí rozhodnutí. Po marném uplynutí lhůty se platnost usnesení už zpravidla nepřezkoumává.

Časté dotazy

Kolik dní předem se posílá pozvánka na valnou hromadu s.r.o.?

Zákonné minimum je 15 dnů přede dnem konání, neurčí-li společenská smlouva jinak. Pozvánka se zasílá písemně na adresu ze seznamu společníků a obsahuje místo, datum a hodinu konání, pořad jednání i návrh usnesení.

Lze na valné hromadě projednat bod, který nebyl v pozvánce?

Jen tehdy, jsou-li přítomni všichni společníci a všichni s projednáním souhlasí. Stačí jediný nepřítomný nebo nesouhlasící společník a bod projednat nelze.

Může se valná hromada s.r.o. konat na dálku?

Jen připouští-li to společenská smlouva. Podmínky hlasování s využitím technických prostředků musí umožnit ověření totožnosti hlasujícího a určení podílů, s nimiž je hlasovací právo spojeno, a vždy se uvedou v pozvánce na valnou hromadu nebo v návrhu rozhodnutí per rollam.

Do kdy lze napadnout usnesení valné hromady u soudu?

Do tří měsíců ode dne, kdy se navrhovatel o rozhodnutí dozvěděl nebo mohl dozvědět, nejpozději do jednoho roku od jeho přijetí. Společník se navíc neplatnosti zpravidla nemůže dovolávat, pokud proti usnesení nebyl podán odůvodněný protest.

Musí mít rozhodnutí valné hromady vždy notářský zápis?

Ne. Osvědčuje se jím rozhodnutí o změně obsahu společenské smlouvy, o připuštění nepeněžitého vkladu či započtení, o zrušení společnosti s likvidací a každé rozhodnutí, jehož účinky nastávají až zápisem do obchodního rejstříku.

Platí u rozhodování per rollam mlčení jako souhlas?

Ne, je to naopak. Nedoručí-li společník souhlas ve lhůtě (určené společenskou smlouvou, jinak 15 dnů od doručení návrhu), platí, že s návrhem nesouhlasí. Většina se navíc počítá z hlasů všech společníků.

Užitečné externí zdroje

• Zákon o obchodních korporacích – svolání valné hromady s.r.o., § 181
• Zákon o obchodních korporacích – pozvánka na valnou hromadu, § 184
• Zákon o obchodních korporacích – rozhodování per rollam, § 175
• Zákon o obchodních korporacích – neplatnost usnesení, § 191
• Občanský zákoník – neplatnost rozhodnutí orgánu, § 258 až 260